Bienvenido de vuelta, Pionero.
Pedirle a ChatGPT que conteste solo a tus clientes, es grave error.
Lo que no lo es todo lo de antes: que lea el email, separe hechos de interpretaciones, saque peticiones, riesgos y fechas, y te deje un borrador esperando. Tú sigues apretando el botón de enviar.
Hoy montamos una automatización que se dispara sola cuando entra un email concreto en Gmail.
Lo que cambió el 25 de agosto
Hasta ese día, las tareas de ChatGPT vivían pegadas al reloj. Se ejecutaban a una hora, o cada día, o cada lunes. Cronodependencia pura.
Desde el 25 de agosto, las tareas pueden reaccionar a eventos: un mensaje nuevo de Gmail, un mensaje en un canal de Slack o actividad en una pull request de GitHub.
La diferencia técnica no es un detalle. Antes ChatGPT pasaba a mirar el buzón cada X tiempo y cerraba la puerta al salir. Ahora Gmail le avisa a él en el momento en que llega el correo, lo que exige una conexión OAuth abierta de forma permanente.
El mismo día, OpenAI abrió el panel de tareas programadas a las cuentas gratuitas. Pero los disparadores por evento siguen siendo de pago: Plus, Pro, Business, Enterprise, Edu y determinados espacios de ChatGPT para sanidad. Free y Go se quedan fuera de esta parte.
Y, obviamente, necesitas una cuenta de Gmail que puedas conectar, te llevará unos quince minutos.
Un aviso de los que ahorran cabreos: móntalo desde la web, iOS o Android. La aplicación de escritorio te enseña las tareas creadas, pero ahora mismo no te deja crear ni editar sus condiciones de activación.
Antes de configurar nada, que te lo explique él
Pega esto en una conversación nueva:
Configuremos juntos una tarea programada. Primero, explícame cómo funcionan las tareas programadas en ChatGPT. Luego hazme preguntas para averiguar qué necesito programar y cuándo debe ejecutarse.
Dos frases. Te ahorras la documentación entera y te obliga a concretar antes de tocar un solo ajuste.
Lo que te va a contar, resumido para que no lo tengas que leer.
Una tarea tiene dos piezas: qué hace y cuándo lo hace, tenemos 3 tipos:
Puntual. "Recuérdame llamar a Laura el jueves a las nueve." Un disparo y a otra cosa.
Recurrente. "Cada lunes a las 8, prepárame el resumen de X." Aquí se nota el plan que pagas: en Free, una vez al día como mucho y en ventanas aproximadas de mañana, tarde o noche. En los planes de pago elegibles, hasta una vez por hora y con hora exacta.
De supervisión. Comprueba cada cierto tiempo si algo ha cambiado y te avisa solo cuando pasa. Recuerda lo que vio en ejecuciones anteriores y se apaga sola cuando se cumple la condición.
El resultado te llega por notificación, por email o por ambas, y todo queda listado en Programadas para editarlo, pausarlo o borrarlo.
Dos letras pequeñas que no salen en el titular. Una tarea creada dentro de un proyecto no puede leer los archivos de ese proyecto. Y si borras la conversación asociada, la tarea se pausa sola.
Conecta el buzón correcto
Abre tu perfil y entra en Settings > Apps. Según tu cuenta, también puede aparecer dentro del directorio de Complementos.
Busca Gmail, dale a Connect y entra con la cuenta que recibe el feedback. Lee los permisos de Google antes de aceptarlos, que ahí es donde se decide qué puede tocar la tarea.
Desde el 28 de agosto, los planes compatibles pueden conectar varias cuentas de Google. Muy útil hasta que automatizas el buzón equivocado y la cadena se pone a clasificar la factura del pienso del perro.
Compruébalo pidiéndole que localice un correo reciente y sin nada sensible. Si tira de otro buzón o te escupe un error de autorización, vuelve a Settings > Apps > Connected accounts y revisa la conexión.
El disparador debe ser estrecho
No empieces con "cuando reciba un email importante". Eso demasiado ambiguo.
Mal: "Cuando llegue feedback de un cliente, dime qué hacer".
Bien: "Revisa el nuevo correo recibido y avísame inmediatamente solo si requiere mi atención por motivos de negocio: un lead o posible cliente, una respuesta comercial, una propuesta o presupuesto, una factura, un pago, una renovación o una incidencia comercial relevante. Resume quién escribe, qué solicita, por qué importa, el plazo si existe y la acción concreta recomendada. No me avises por spam, promociones, newsletters, correos automáticos rutinarios ni mensajes sin una acción necesaria.".
Cuanto más estrecho el filtro, menos basura entra.
Crea la tarea y pruébala con un email de mentira
Abre ChatGPT en web o móvil, entra en Work y escribe la petición completa de una vez: evento, condición y prompt. No configures ninguna hora.
Debería proponerte una tarea activada por eventos con tres apartados. Revísalos antes de confirmar.
Ahora la prueba. No esperes al próximo correo real. Desde otra cuenta, mándate esto al buzón conectado con el remitente y el asunto que has definido:
La propuesta va bien, pero necesitamos una portada más visual. También queremos añadir una versión para distribuidores. ¿Esto afecta al presupuesto? El lanzamiento sigue previsto para el 8 de septiembre. Necesito vuestra confirmación antes del día 4.
El resultado debería clasificarlo como feedback mixto, marcar urgencia alta o media por la fecha limite y devolverte un borrador que pregunta antes de comprometer dinero.
Cuando algo falle, mira aquí
Procesa demasiado. Estrecha el remitente o el asunto. Nada de categorías vagas tipo "emails importantes".
No se activa. Revisa la cuenta conectada, los permisos de Google y las restricciones del espacio de trabajo. En Enterprise, Edu y Healthcare, el administrador tiene que habilitar permisos (Allow event-triggered scheduled tasks) antes de que nadie pueda crear estas tareas.
Se queda pausada. Busca una aprobación pendiente. También se pausa por inactividad o si borras la conversación asociada.
Se atraganta. El límite documentado es de 30 ejecuciones por hora y 720 al día entre todas tus tareas por evento.
Recapitulando: conecta el buzón bueno, estrecha el disparador, separa hechos de inferencias, prueba con un email controlado y deja siempre una revisión humana al final.
El envío sigue siendo tuyo.
¿En qué tipo de emails pierdes más tiempo: feedback, presupuestos, soporte o seguimiento? Dale a responder y cuéntamelo, que de ahí salen las próximas ediciones.